OOW US Travel Tips for ACE Director – Visa, Hotel, Car Rental, etc.

因为我个人是比较早接受Oracle邀请去美国旧金山参加Oracle Open World的ACE Director,而且又带老婆一块儿去过,也租车自驾过,总体来说经验比较丰富,把这些经验写出来,希望对新的ACED会有帮助。

一. 大致流程
6月到7月之间,所有的ACE Director会收到一封邀请参加当年在旧金山举办的Oracle Open World的邮件,在邮件里面会有一个URL需要点进去接受这个邀请,链接里面会有一些问题需要回答,邮件里面也会明确说明接受这个邀请的Deadline日期,所以如果想去参加那么一定要早些接受邀请。

8月中旬,所有接受了邀请的ACE Director又会再收到一封邮件,这次是要注册OOW了,这封邮件会比较长,有很多需要作的事情,后面详细解释。

9月底或者10月初,一年一度的OOW在旧金山举办,主会场永远是旧金山市中心的Moscone Center,ACED入住的酒店永远是Hilton Union Square,从酒店可以步行到会场,中间会路过旧金山的Apple Store。

二. 签证
很多人担心签证会不过,但是就我的经验,参加OOW的签证申请还没有被拒签过,对于首次作美国签证的ACED来说,最好是要Oracle发一封正式邀请函传真件过来(其实心大一些,用Oracle发过来的邀请邮件打印版也是可以的),如果你想带夫人一起前往,那么可以要求邀请函的抬头写上你跟你夫人两个人的名字。

如果不是首次去,那么其实根本就无需等Oracle发给你邀请,觉得时间差不多,就可以自己申请签证了。

今年美国签证的整体流程都发生了变化,需要在CGI网站上先注册预约,然后再进行后续步骤。对于首次签证的需要面签,对于已有签证并且失效不超过4年的(4年哦,48个月呢)只需要让中信银行代传递材料即可。

简单描述一下流程,由于新版流程以后,我不需要面签,因此对于面签流程不熟悉。以下描述为”代传递“流程。
1. 在线填DS160表格,表格比较冗长,不在这里描述了,初填者大概要花1个小时吧。其中有个姓名的telecode,可以通过标准中文电码网站查询。最后有一个Confirmation页面,这个页面要打印出来,上面的确认编号也要记好,后面有用。

2. CGI网站注册,然后登录进去,开始CGI预约。
1) 点击左边菜单最上面的“安排面谈时间”,开始填。
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2) 选择预约使馆时,如果是第一次,选择离你工作地点最近的使馆,如果不需要面签,那么选择最后一项“免面谈代传递服务”。
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3) 签证类型选择Businese/Tours,也就是B1/B2,又表示参加会议又表示要游玩,我一直是这么选的,当然你也可以只选择B1。
4) 填信息的页面有一个地方需要输入DS160确认编号。
5) 到Step 7的时候出现BUG了,无论你在预约类型那里选的是不是“免面谈代传递服务”,这里都会问“是否在DS-160签证申请表格上选择“中国,广州”作为您此次签证的申请地点?”,这里要点“是”,才可以进入到下面的问题,否则就直接进入预约面谈日期的界面了。
6) 指定护照/文件送达地址选择里面,都是中信银行的位置,选择一个离你最近的即可。
7) 进入录入收据编号的页面了,收据是个什么东西?签证是要签证费的,不到1000人民币,交了费就给你一个收据,上面有个编号就是收据编号,以前是直接去中信银行缴纳,现在可以直接在网上交了,点击“点击这里选择付款选项”。
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然后选择右边的“中国中信银行”。即使是准备网上缴费也要选择中信银行,而不是左边的“借记卡”,不要被“在银行柜台付款”的字样迷惑了。
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然后就可以到中信金融商城中去网上缴费,缴费完毕以后返回Step 8的页面自动就帮你填入收据编号了。注意这个页面最上方的CGI Reference Number在缴款的时候是有用的。网上很多人问CGI Number到底从哪里查?就是在这儿。
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8) 最后就是”DropBox Confirmation“页面,点击”可打印版本“,然后打印出来。

3. 把材料带齐去中信银行,交给柜台即可。材料包括:
1) DS160表格确认页;
2) DropBox Confirmation打印页;
3) 护照;
4) 一张美国签证专用照片(要求6个月内近照,但是我还是用去年的照片也OK)。

4. 大约6-8个工作日之后,签证会办好,寄回你之前在CGI网站选择的地址,并且有邮件通知你去取。
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邮件大致如上面所示,不要被其中不专业的翻译“退回”所吓到,实际上英文是Returned,记好邮件中提到的UID,到了中信银行,告诉他们UID和你的姓名,很快你就可以拿到盖着热腾腾的亚美利加VISA的护照了。

三. 机票酒店
ACED的机票Oracle会帮买,不用自己买,但是如果要带其它人一起去,切记切记最重要的一点,越早买机票越好。三四月份就定的话,直飞大约能拿到往返6000多的价格,五六月份订大约是往返8000多,现在8月份我查大约是12000,再往后就没谱了。
1. 拒签的可能性很小,不需要一定等着签证出来了,再去买机票。
2. 即使被拒签,大不了就是退票,退票费大约1500人民币,但是如果一直等到签证办完再出机票,那么一定不止贵了1500元,算一算,也知道越早买是越划算的。

因为ACED自己的机票酒店,都是Oracle帮助预订的,因此实际上对于ACED自己来说,需要自己搞定的就是美国VISA而已,其它的只需要按照Oracle的节奏一步一步该注册的注册,该发邮件的发邮件即可。以下简单描述让Oracle帮助预订机票酒店的步骤。

1. Oracle处理全球所有ACED行程的人似乎只有美国总部的大美女Lillian一个人,因此节奏有些慢是正常的,给Lillian发邮件她没时间回复也是正常的,不用着急,只要是ACED,每年一定会被邀请到,也一定会被Approve,所以根本无需担心是不是会被批准啊这样的问题。
2. 在前面的大致流程中也提到,6月到7月之间,会收到一个邀请参加OOW的邮件,按照这封邮件的指引,在某个网站回答一些问题,只是表示你愿意接受邀请,之后很长时间会没有任何反馈,这段时间是Oracle在准备OOW,所以等着就好了。
3. 到了8月中旬,Oracle的OOW准备也差不多有眉目了,这时候所有的ACED又会收到一封邮件,这封邮件的内容就丰富了,要做的事情也很多。

首先这封邮件会描述在整个OOW期间专门为ACED准备的活动日程,“Oracle ACE Activities during Oracle OpenWorld”部分。其中最重要的两个活动是:
ACE Director Product Briefing:这是一个通常会在OOW的前两天举行的一个两天的小型会议,邀请全球的ACED参加,在这个会议上会有Oracle各个产品线的总监级人物,预先透露一些会在OOW中宣布的产品新特性,回答ACED的问题,这实际上是给ACED与Oracle更近的交流距离。这个会议会在Oracle总部举行,因此如果想去膜拜一下Oracle总部大楼的话,应该去参加。要知道OOW是在旧金山举办,离Oracle总部所在的Redwood Shore实际上是两个城市了,有不近的距离。
Annual Oracle ACE Dinner:就是饭局了,通常是在OOW第一天的晚上,会有车把所有参加的ACED拉到一个地方,每年吃饭的地方不太一样,如果想认识全球更多的ACED,或者跟老熟人扯扯淡,这个饭局是要去参加的。我通常都在这个饭局里面邀请来年能够来中国参加Oracle技术嘉年华大会的演讲嘉宾。

接下来这封邮件会提到注册OOW,“BLOGGER REGISTRATION”部分。点击邮件里的链接即可,通常每个ACED都是blogger,因此都会注册blogger类型的OOW入场券,blogger类型的入场券适用范围最广,不但可以参加OOW还可以参加Java One,而且在Larry作Keynote的现场会有专门的一个区域,配备了桌椅让你一边听一边发推。跟着注册页面走就行了,会看到门票价格已经自动变为0美元。注册完毕以后,会立刻收到一封确认邮件,主题类似于“Oracle San Francisco 2013 Registration Confirmation”,这封邮件明确提到“Please note that your registration is not confirmed until you receive that approval e-mail.”,也就是这封邮件只是表示收到了你的OOW注册请求,还没有被正式批准,要等下一封批准邮件。但是不用担心,一定会被批准的。

再接下来,需要作的事情就是申请机票,“TRAVEL RESERVATIONS”部分。Oracle的机票预订是交给专门的公司CWT来完成的,邮件中会提到给某个美国电话打电话,或者发邮件到一个地址,对于中国人来说通常都是选择发邮件了。
邮件内容大致应该包括:Group#(这是最重要的,邮件中会提到这个#,因为你的名字已经预先包含在这个Group#中,CWT收到这个#才知道你是ACED来预订机票的),出发和返回的日期,期望乘坐的航班号,乘机人姓名,护照号。
我一般会选国航的CA985(北京-旧金山)和CA986(旧金山-北京),每天一班北京-旧金山往返的飞机,选择国航的一个好处是,如果有国航知音卡,往返一趟美国的积分大约可以换一张去国内任何一个城市的机票了。
发出邮件以后,通常在48小时之内就会有邮件回复,如果你的行程拉的比较长(比如参加完OOW还想在美国玩一段时间),那么可能会遇到说由于你回程太晚,机票价格贵了,所以要额外再提交审批,请你等待。等着就好。

而对于酒店预订,“HOTEL ACCOMMODATIONS”部分,先不要着急,要等着收到了注册OOW的批准邮件之后,再去更新自己的Profile,那时候就会看到有Add Hotel的链接,点进去,输入邮件中提到的专门给ACED提供的预订码(booking code)。
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然后就会自动将Hilton Union Square酒店显示出来了,点选你的入住和离店日期,之后还需要输入一个信用卡号,虽然可以看到每天晚上有数百美金的房费,但是不用担心,预订是不会charge信用卡钱的,入住完毕结账的时候也不会扣款,房费直接会从Oracle结算。

对于参加ACE Director Product Briefing的ACED,不需要任何预订流程,Oracle会自动安排好入住的酒店,到了以后直接入住即可。今年是在Redwood Shores的Sofitel,酒店的名字在邮件中可以找到。

四. 租车
欧洲的租车网站会很便宜,不确定是什么原因,这些网站都是聚合了Herz, Alamo, Dollar, Fox等租车公司的信息,可以从容比价。我最常用的是两个网站,一个是Carhire 3000,通常这个网站的价格是最便宜的,需要用欧元结账;另外一个网站是Holiday Cars,这个网站上Fox租车公司的SUV出奇的便宜,有时候会比普通小车还便宜。

在美国租车有几点需要考虑:
1. 保险:这两个网站租车都带了所有的基本保险。如果要购买额外的人身保险还是很贵的,建议直接在国内买个国外旅游险就OK了。
2. 额外驾驶员:基本价格通常都只有一个驾驶员,有些会写着包含了Additioanl Driver,如果没写,那么期望多个人开车的时候,要另行购买,否则如果被美国警察拦住,可能会被罚的很惨。我们没遇到过。
3. 一箱油:交车给你的时候,都是一箱满油,有些是换车的时候不论是不是油箱空了,都要再直接付一箱油钱;有些是换车的时候,你自己找个地方加满就好了,因为租车公司卖出来的一箱油通常较贵,因此两种方法会有细微的差别,但是相差无几,所以不用考虑过多。
4. GPS:如果你没有自带GPS,也没有美国的朋友可以借给你,那么就需要租一个,每天大约10美金,也不便宜。

五. 其它Tips
1. 到了酒店以后,是要出示信用卡的,为了有额外的消费时可以直接扣款(Oracle只负责每晚基本的房费)。
2. Hilton Union Square的房间宽带网络是要额外付费的,而且是按每个Device收费的,也就是一台笔记本,一个手机算两个Device。如果不想交钱可以到一楼大厅用免费的Wifi。
3. 美国酒店退房一般不需要退还房卡,直接走人就可以了。如果有任何额外消费,酒店会自动从你入住时出示的信用卡中扣款。
4. 美国是小费国家,入住酒店以后通常每天早上要在枕头上放1美元留给房间服务员,当然,如果你死活不愿意放也不会有什么事儿。

【未完待续】

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